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Sede Electrónica

¿Qué es la Sede Electrónica?

Es el escaparate público del ayuntamiento. Es por donde la ciudadanía y las empresas se relacionan electrónicamente con la administración: consultan información oficial, ven el catálogo de trámites, inician procedimientos en línea, descargan documentos, pagan recibos y consultan el estado de sus expedientes. Cumple los mínimos legales de los artículos 9-13 de la Ley 39/2015 (LPAC) y de la Ley 40/2015 (régimen jurídico), así como el ENI/ENS y el RGPD.

Subdominio propio

La sede vive en su propio subdominio (p. ej. sede.plasencia.es), separado de la web corporativa (www.plasencia.es). Esto es por diseño: la sede tiene valor administrativo (hay actos jurídicos en ella), la web no. Comparten branding y catálogo común, pero los despliegues son independientes.

Conceptos básicos

Término Qué es
Catálogo de trámites La lista pública de todos los trámites que el ayuntamiento ofrece, con sus requisitos, documentación, plazos, coste y normativa.
Trámite Un procedimiento concreto que el ciudadano puede consultar e iniciar (volante, instancia general, queja, licencia de obra…).
Formulario electrónico Cuando un trámite se puede iniciar y enviar en línea, dentro de la propia sede, sin papel. Se rellena, se envía, se genera el Registro de Entrada y se devuelve el justificante con CSV.
Mi área La carpeta ciudadana: el espacio personal del ciudadano identificado donde ve sus notificaciones, expedientes, recibos, datos personales y documentos generados a su nombre.
Información Pública Las publicaciones oficiales con valor administrativo: tablón edictal, bandos, ordenanzas, actas de Pleno y Junta de Gobierno, decretos publicables, transparencia, perfil del contratante, empleo público y ayudas.
CSV (Código Seguro de Verificación) El código que va impreso en cada documento que emite el ayuntamiento. Cualquier persona puede teclearlo en la sede para comprobar la autenticidad del documento y volver a descargarlo.
Cl@ve PIN El sistema oficial del Estado para que la ciudadanía se identifique en sedes electrónicas. El ciudadano se identifica una sola vez y accede a su Mi área.
DEHú La Dirección Electrónica Habilitada Única del Estado. Es un agregador opcional donde el ciudadano puede centralizar las notificaciones de todas las administraciones. No es obligatorio: el ayuntamiento entrega las notificaciones electrónicas en el buzón de Mi área directamente.

Por dónde se entra

  • Ciudadano: directamente en sede.<ayuntamiento>.es. No requiere identificación para consultar; se identifica con Cl@ve PIN cuando quiere acceder a Mi área o iniciar un trámite.
  • Personal del ayuntamiento: en el backoffice habitual, bajo el módulo Sede Electrónica → Administración (requiere permisos sede:*).

El recorrido del ciudadano

flowchart LR
    P[Portada de la sede] --> CAT[Catálogo de trámites]
    P --> INFO[Información pública]
    P --> MA[Mi área]
    P --> VER[Verificar un documento]
    CAT --> FICHA[Ficha del trámite]
    FICHA --> FORM[Formulario electrónico]
    FORM --> REG[Registro de Entrada<br/>+ recibo CSV]
    REG --> MA
    MA --> NOTIF[Mis notificaciones]
    MA --> EXP[Mis expedientes]
    MA --> PAGAR[Pagar recibos]
    MA --> DATOS[Mis datos]

La portada de la sede

La portada presenta seis grandes accesos siempre visibles, además de un buscador en la cabecera que recorre todo lo navegable de la sede (trámites, categorías de información pública, páginas legales, publicaciones individuales y atajos):

Acceso Para qué
Mi área Acceder al espacio personal (requiere identificación con Cl@ve PIN).
Verificar un documento Comprobar la autenticidad de un documento por su CSV, sin identificarse.
Pagar algo Listado de recibos pendientes y descarga de la carta de pago.
Padrón de habitantes Volantes, certificados, cambio de domicilio.
Presentar un documento Instancia general, aportar documentación a un expediente, quejas y sugerencias.
Información pública Bandos, ordenanzas, plenos, transparencia, empleo, ayudas, perfil del contratante…

Además, la portada se personaliza por ayuntamiento desde el editor visual del backoffice: cada entidad puede elegir su tema (colores, tipografía, logo), reorganizar las cajas, ocultar las funcionalidades que no ofrece y publicar páginas legales propias.

Catálogo de trámites

El catálogo es la cara pública de todos los procedimientos que el ayuntamiento ofrece. Para cada trámite el ciudadano ve una ficha completa con:

  • Descripción larga.
  • Quién puede solicitarlo.
  • Requisitos previos.
  • Documentación a aportar.
  • Plazo de respuesta.
  • Coste.
  • Normativa aplicable.
  • Órgano resolutor.
  • Sentido del silencio administrativo (positivo, negativo, no aplica).
  • Cómo iniciarlo: en línea (si tiene formulario electrónico), en una pantalla dedicada de la sede, o por instancia general como fallback.

El catálogo se organiza por áreas del ayuntamiento (Padrón, Tributos y pagos, Urbanismo, Sanidad, Educación, Comercios, Asuntos sociales, Tráfico, Empleo público, etc.). Cada chip de filtro muestra cuántos trámites hay en cada área. El listado se pagina (12 por página por defecto) y dispone de:

  • Buscador por nombre o descripción.
  • Píldoras de resumen clicables: "X en línea ahora", "Y digitalizables", "Z solo presenciales".
  • Etiqueta de estado en cada tarjeta:
    • 🚀 100% en línea — el ciudadano lo puede iniciar aquí mismo.
    • 💡 Digitalizable — candidato a tener formulario; pendiente de construir.
    • ℹ️ Presencial — se debe acudir al ayuntamiento.

Trámites que pueden iniciarse en línea

Cuando un trámite tiene formulario electrónico asociado (chip 🚀), el ciudadano:

  1. Pulsa "Tramitar en línea" en la ficha.
  2. Se identifica con Cl@ve PIN (si no lo estaba).
  3. Rellena un formulario dinámico con datos personales (autorrellenados desde su identidad), datos del trámite (textos, selecciones, adjuntos…) y declara que la información es cierta.
  4. Pulsa "Presentar trámite".
  5. El sistema crea un Registro de Entrada electrónico, le asigna su numeración oficial y devuelve un recibo PDF con CSV verificable.
  6. El trámite aparece automáticamente en su Mi área (sección "Mi actividad").

Lo que se decide al digitalizar un trámite es:

  • Si crea un Registro de Entrada (la mayoría sí).
  • A qué departamento se enruta (reparto por área de queja, por asignación manual del admin o por defecto del módulo).
  • Si arranca un procedimiento documental.
  • Si genera una tasa asociada (para futura integración con TPV).

Información Pública

Es el conjunto de categorías oficiales donde el ayuntamiento publica documentos con valor administrativo. Cada categoría puede estar servida de tres formas:

  1. Listado interno: las publicaciones que el ayuntamiento genera en su propio sistema documental aparecen automáticamente cuando se aprueba la UD (Unidad Documental) de un procedimiento vinculado a esa categoría. Por ejemplo, al aprobar un acta de Pleno, se publica sola en la categoría PLENO.
  2. URL externa: si la categoría está cubierta por otro sistema (típico del Perfil del Contratante con PLACSP, o del Portal de Transparencia con un Wordpress), basta con poner la URL y la card redirige.
  3. Página legal editable: cuando no hay sistema externo ni procedimientos vinculados, se edita una página HTML/Markdown desde el backoffice.

Categorías estándar

Código Categoría Contenido típico
TABLON Tablón edictal Notificaciones a desconocidos, anuncios de información pública.
BANDO Bandos de Alcaldía Comunicaciones del Alcalde a la ciudadanía.
ORDENANZA Ordenanzas y reglamentos Ordenanzas fiscales, de convivencia, urbanísticas.
PLENO Actas del Pleno Convocatorias, órdenes del día, actas aprobadas.
JUNTA_GOBIERNO Actas de la Junta de Gobierno Local Igual, del órgano colegiado.
DECRETO Decretos públicos Resoluciones de Alcaldía publicables.
TRANSPARENCIA Portal de transparencia Publicidad activa (Ley 19/2013).
PERFIL_CONTRATANTE Perfil del contratante Anuncios de licitación, pliegos, adjudicaciones (Ley 9/2017).
EMPLEO Empleo público Convocatorias, bolsas de trabajo, procesos selectivos.
AYUDA Subvenciones y ayudas Convocatorias de subvenciones.

Publicación automática desde el sistema documental

El módulo Documental tiene procedimientos vinculados a las categorías. Cuando un funcionario aprueba una UD de uno de esos procedimientos:

flowchart LR
    UD[UD aprobada] -->|listener UD_APROBAR| SP[SedeProcedimientoPublicacion]
    SP -->|crea| PUB[SedePublicacion vigente]
    PUB -->|aparece en| CAT[Categoría de Información Pública]
    PUB -.fecha_retirada.-> RET[Retirada automática]
  • La vinculación procedimiento→categoría se hace una sola vez desde el backoffice (Sede → Información Pública → Vinculaciones).
  • Algunos procedimientos (como "Acta") tienen subtipos: el mismo procedimiento "Acta" sirve para Pleno y para Junta de Gobierno, y la vinculación se hace por tipo_acta (atributo de la UD), enrutando cada acta a su categoría.
  • Cada publicación tiene fecha de retirada: pasada esa fecha desaparece automáticamente del listado público (queda como histórico de qué se publicó y cuándo, pero no se muestra al ciudadano).

Mi área (carpeta ciudadana)

Cuando el ciudadano se identifica con Cl@ve PIN, accede a Mi área. Es su panel de control con cuatro grandes bloques:

1. Mis datos personales

Muestra la información del padrón del ciudadano: nombre, documento, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, domicilio, datos de contacto, estado padronal y, si aplica, fecha de próxima renovación.

Desde aquí puede:

  • Solicitar volante o certificado de empadronamiento.
  • Modificar sus datos personales (datos de contacto) — el cambio pasa por un flujo de validación con escalado automático: si en 7 días nadie del departamento de Padrón lo resuelve, se avisa al jefe; si en 30 días sigue sin resolver, se rechaza automáticamente y se notifica al ciudadano.
  • Elegir el canal de notificaciones (ver más abajo).

2. Notificaciones electrónicas

Dentro de Mis datos, el ciudadano decide cómo quiere recibir las comunicaciones administrativas del ayuntamiento:

  • Postal: por correo ordinario al domicilio del padrón.
  • Electrónica: en el buzón de su Mi área (acceso con Cl@ve PIN). Tiene 10 días naturales para acceder o se entenderán rechazadas (art. 43 LPAC).
  • Electrónica y postal: las dos vías, con la fecha electrónica como válida a efectos legales.

Sobre DEHú

DEHú es un agregador del Estado que centraliza las notificaciones de todas las administraciones. Su uso es voluntario: las notificaciones electrónicas del ayuntamiento se entregan en el buzón de Mi área directamente, sin necesidad de que el ciudadano esté dado de alta en DEHú. Quien quiera, puede darse de alta en dehu.redsara.es y centralizarlas ahí.

3. Mi actividad

Es el buzón unificado del ciudadano. Master-detail con dos columnas:

  • A la izquierda, listado de items: notificaciones recibidas, registros que ha presentado, quejas que ha enviado, expedientes en curso.
  • A la derecha, el detalle: si es una notificación, su PDF embebido
  • acciones contextuales (descargar, comparecer, pagar). Si es una queja o solicitud, se muestran tanto el escrito enviado como la respuesta del ayuntamiento cuando llegue.

4. Mis expedientes

Listado de expedientes en los que el ciudadano figura como interesado. Puede ver el estado actual y, si el expediente lo permite, aportar documentación adicional (botón que lleva a la instancia general con el expediente_id precargado).

5. Mis recibos

Listado de los recibos pendientes de pago (deuda en período voluntario). Para cada uno puede:

  • Ver la carta de pago en el navegador.
  • Descargar el PDF (con IBAN del ayuntamiento, importe, concepto, CSV y QR para banca electrónica).

Los recibos siguen sin marcarse como pagados hasta que Tesorería concilia el extracto bancario (proceso del módulo Tesorería). Por ahora no hay pasarela TPV integrada.

Verificación de documentos

Cualquier persona (sin identificarse) puede teclear el CSV que aparece en el pie de cualquier documento emitido por el ayuntamiento. La sede:

  • Devuelve el documento original firmado electrónicamente para descarga.
  • Indica si ha sido revocado posteriormente.
  • Sirve igual para volantes y certificados de padrón, recibos, resoluciones, justificantes de presentación, actas, convocatorias y cualquier otro documento del sistema.

Pagar algo (recibos)

El ciudadano identificado ve sus recibos pendientes en una lista única. Para cada recibo descarga una carta de pago con:

  • Encabezado con logo + nombre del ayuntamiento.
  • Datos del titular y del recibo (concepto, ejercicio, referencia, vencimiento).
  • Desglose económico (principal, bonificaciones, recargos, intereses, total).
  • IBAN del ayuntamiento + QR + concepto a indicar al banco.
  • CSV verificable para que el banco compruebe autenticidad.

El pago se hace fuera de la sede (banca electrónica, oficina bancaria colaboradora) usando esta carta. La sede no marca el recibo como pagado; esto lo hace Tesorería automáticamente al conciliar.

Presentar un documento

Tres caminos disponibles desde la sede:

  1. Instancia general — solicitud genérica al ayuntamiento (asunto, "expone", "solicita", adjuntos). Crea Registro de Entrada y reparte al departamento elegido.
  2. Aportar a un expediente — para sumar documentación a un expediente que el ciudadano ya tiene abierto. Solo aparece si consta como interesado.
  3. Queja o sugerencia — formulario específico con selección de área funcional (Limpieza, Policía, Mobiliario urbano…). El sistema enruta la queja al departamento configurado para esa área (tabla de reparto). Si el área no tiene departamento asignado, va al departamento por defecto (típicamente Secretaría).

Todos generan Registro de Entrada con su recibo PDF + CSV.

Padrón en la sede

Desde la sede el ciudadano (identificado con Cl@ve PIN) puede:

  • Solicitar un volante de empadronamiento — informativo, sin firma, descarga inmediata.
  • Solicitar un certificado de empadronamiento — oficial, firmado electrónicamente con sello de órgano, CSV verificable. Disponible al instante.
  • Comunicar un cambio de domicilio dentro del municipio — con adjunto justificativo (recibo de suministro, contrato de alquiler, escritura). El cambio queda pendiente hasta validación del departamento de Padrón.

El alta inicial en el padrón (empadronamiento) no se hace por la sede porque requiere comprobación documental presencial; el ciudadano solicita cita y acude al ayuntamiento.

Identificación: Cl@ve PIN

La sede integra Cl@ve PIN como único método de identificación de ciudadanos. En producción se conecta al IdP nacional; en desarrollo hay un IdP mock para pruebas. La identificación es a nivel sustancial (suficiente para iniciar trámites según el RD 311/2022 sobre el ENS).

El ciudadano se identifica una sola vez al entrar en Mi área o al intentar iniciar un trámite que lo requiera. La sesión expira a las 2 horas de inactividad.

El backoffice de la sede

Bajo el módulo Sede Electrónica del backoffice, los usuarios con permisos sede:* gestionan:

Configuración general

  • Tema visual: colores primario/secundario/acento, tipografía (Inter, Roboto, Manrope, Lato…), logo y favicon.
  • Páginas legales: 17 páginas editables con el editor visual (titularidad, aviso legal, accesibilidad, política de privacidad, enlaces, FAQs, ayuda, etc.) con placeholders que se rellenan automáticamente con datos de la entidad.
  • Toggles de funcionalidades: habilitar/deshabilitar cada funcionalidad del catálogo (por ejemplo, si tu ayuntamiento no ofrece Becas todavía, se oculta).
  • Editor de menú principal: reorganizar las secciones de la portada con drag & drop.

Catálogo de trámites

CRUD completo de los SedeTramite del ayuntamiento, con todos los campos del catálogo público (descripción larga, requisitos, documentación, plazos, coste, normativa, silencio administrativo, órgano resolutor). Para cada trámite el admin decide:

  • Si está activo en la sede.
  • Si es destacado (chip en la portada).
  • Si es digitalizable (candidato a formulario; sin formulario todavía).
  • Si es interno (no se expone al ciudadano — para trámites de RRHH del propio personal o de contratación pública).
  • Su formulario_clave cuando se construye el formulario electrónico.

Información Pública

  • Vinculaciones procedimiento↔categoría: indica qué procedimientos del sistema documental publican automáticamente en cada categoría.
  • Vinculación por tipo de acta para Pleno vs Junta de Gobierno.
  • URLs externas para categorías servidas por sistemas externos.
  • Páginas legales fallback para categorías sin contenido propio.

Reparto de áreas de quejas

Mapeo de cada área del catálogo de quejas (Limpieza, Policía, Vía pública, Cultura…) al departamento que debe atenderla. El ciudadano sigue eligiendo solo el área (sin saber estructura interna del ayuntamiento). Cuando llega una queja, se enruta automáticamente.

Reglas y envíos de notificaciones

Visualización de las reglas activas del motor MOS que generan envíos electrónicos, el historial de cada envío y los reintentos.

Multi-tenant: una sede por ayuntamiento

Cada entidad (ayuntamiento) tiene su propia sede, accesible por su subdominio. La plataforma resuelve la entidad por el Host: HTTP entrante. Toda la configuración (tema, toggles, catálogo de trámites, publicaciones, páginas legales, vinculaciones, reparto de áreas) es por entidad — no se mezclan datos entre ayuntamientos.

El catálogo de funcionalidades es declarativo y común; lo que cambia por entidad es:

  • Qué funcionalidades están activadas.
  • Qué trámites concretos ofrece y cómo los describe.
  • Qué procedimientos publican en cada categoría.
  • Su tema y branding.
  • Qué páginas legales tiene personalizadas.

Multi-canal: cómo llegan las notificaciones

Cuando el ayuntamiento emite una notificación electrónica al ciudadano:

  1. Si el ciudadano tiene canal POSTAL → se imprime y se envía por correo ordinario (módulo Notificaciones, integración postal).
  2. Si tiene canal ELECTRÓNICO → se pone a su disposición en el buzón de Mi área (BuzonItem). Si tiene email registrado, recibe aviso por email.
  3. Si tiene canal AMBOS → se hacen las dos cosas, prevaleciendo la fecha electrónica a efectos legales.
  4. Independientemente, si el ciudadano está dado de alta en DEHú, también recibirá una copia en su panel DEHú (la integración con DEHú es opcional y el módulo de Notificaciones la gestiona en paralelo).

El plazo de 10 días naturales del art. 43 LPAC se cuenta desde la puesta a disposición, sea por el canal que sea.

Lo que NO incluye la sede hoy

  • Pasarela TPV integrada para pagar recibos online — solo carta de pago descargable. Pendiente de Sprint específico.
  • Cita previa — pendiente.
  • Alta automática en DEHú desde el ayuntamiento — el alta nacional la hace el ciudadano en dehu.redsara.es con DNIe; aquí solo se enlaza.
  • Firma del envío con AutoFirma/DNIe — los envíos se identifican con Cl@ve PIN; para trámites que requieran firma digital fuerte hay que añadir paso de firma (ya disponible en el módulo Padrón para certificados).