Documental

¿Qué es el módulo Documental?

Es el espacio donde se crea y tramita toda la documentación del ayuntamiento: expedientes, documentos, su recorrido por las personas que deben revisarlos o firmarlos, y su archivo final. Es el corazón de la plataforma: casi todo el trabajo administrativo pasa por aquí.

Antes de empezar

Este módulo aplica de forma intensiva los conceptos comunes. Si aún no los has leído, te ayudará tener a mano: Procedimientos, Flujos de trabajo, Circuitos de firma y Control de acceso.

El recorrido completo de un documento

La forma más rápida de entender el módulo es seguir el viaje de un documento, desde que nace hasta que se archiva firmado:

flowchart LR
    A["1. Crear<br/>expediente"] --> B["2. Añadir<br/>documento"]
    B --> C["3. Redactar<br/>y completar"]
    C --> D["4. Tramitar<br/>(flujo)"]
    D --> E["5. Firmar<br/>(circuito)"]
    E --> F["6. Archivar /<br/>registrar en libro"]

Cada etapa se explica en detalle más abajo.

Conceptos del módulo

Término	Qué es
Expediente	La "carpeta" que agrupa todos los documentos de un mismo asunto.
Unidad documental (UD)	Cada documento dentro del expediente: una resolución, informe, propuesta, acta…
Procedimiento	El "molde" del documento: define qué datos pide y qué recorrido sigue.
Flujo de trabajo	El recorrido del documento por sus pasos y responsables.
Circuito de firma	Quién firma el documento y en qué orden.
Libro de registro	El registro oficial donde quedan inscritos los documentos aprobados (p. ej. Libro de Decretos).
Archivo electrónico	El repositorio de los documentos ya firmados y archivados.

Punto de partida: el panel de inicio

Al entrar en Documental verás un panel que reúne lo importante de un vistazo:

Expedientes: tus últimos expedientes, con su estado a color, y el botón Nuevo expediente.
Mis tareas: lo que requiere tu acción, con contador de pendientes y vencidas.
Documentos recientes: lo último que has consultado o tocado.
Mis enlaces: accesos rápidos a páginas externas de uso frecuente.

Empieza por Mis tareas

Es tu lista del día: te dice qué documentos esperan algo de ti y cuáles corren prisa (ver Notificaciones y tareas).

Si eres jefatura de departamento, dispones además del panel de departamento: la visión de todo tu equipo (documentos pendientes y fuera de plazo, firmas, reparos activos y carga de trabajo por persona).

1. Buscar y consultar expedientes

En Expedientes tienes el listado de los expedientes a los que tienes acceso.

Filtra por título, estado, tipo, departamento o fecha. Los filtros nacen plegados; pulsa Filtros para desplegarlos.
O usa la Búsqueda IA: escribe en lenguaje natural lo que recuerdas ("contrato de limpieza 2025") y obtén resultados por relevancia (ver Búsqueda e IA).
Haz clic en un expediente para abrir su ficha.

La ficha del expediente tiene varias pestañas:

Pestaña	Para qué
Documentos	Lista de las unidades documentales del expediente; desde aquí se añaden.
Accesos	Quién puede ver el expediente (ver Control de acceso).
Contactos	Contactos externos vinculados (proveedores, organismos…).
Imputaciones	Datos presupuestarios asociados al expediente.

Resumen con IA

En expedientes voluminosos puedes pedir un resumen automático que sintetiza de qué tratan y en qué punto están.

2. Crear un expediente

Pulsa Nuevo expediente.
Indica título, descripción, tipo de expediente y departamento.
Si el asunto es sensible, configura el acceso restringido (quién podrá verlo).
Guarda. Ya puedes empezar a añadirle documentos.

3. Añadir un documento (unidad documental)

Dentro del expediente, pestaña Documentos → Añadir documento:

Elige el procedimiento (Decreto, Informe, Propuesta de gasto, Convocatoria…).

Esta elección es clave

El procedimiento determina qué campos aparecen y todo el recorrido posterior (flujo y firmas). No se puede cambiar una vez creado el documento, así que elige con cuidado.
Según el procedimiento, el formulario muestra unos campos y paneles u otros (ver la tabla de la sección siguiente).
Redacta el contenido con el editor de texto (formato, tablas, imágenes) o sube un archivo ya elaborado. El editor incluye el asistente de escritura (mejorar, formalizar, resumir).
Guarda. El documento recibe una referencia única automática y entra en el primer paso de su flujo.

Plantillas

Algunos procedimientos ofrecen plantillas: al elegir una, el contenido se rellena con un modelo base que solo tienes que ajustar.

4. Paneles según el tipo de documento

Dependiendo del procedimiento, el documento muestra paneles especializados:

Panel	Aparece en…	Para qué sirve
Decreto / Resolución	Decretos	Número de resolución y fecha.
Propuesta de gasto	Propuestas de gasto	Importe, IVA, clasificación presupuestaria, comparativa de proveedores y vínculo con una factura.
Contrato	Contratos	Adjudicatario, fechas, importes, periodicidad; enlaza con su seguimiento contable.
Convocatoria	Convocatorias	Fecha, lugar, orden del día y convocados; genera el PDF de convocatoria y registra asistencia.
Acta	Actas	Orden del día y asistentes, con registro de asistencia.
Destinatarios	Comunicaciones	A quién se dirige (usuarios, departamentos, roles o grupos).
Adjuntos	Todos	Ficheros de apoyo, con vista previa y descarga.

El documento conecta con la gestión económica

Si el documento es una propuesta de gasto o un contrato, lo que aquí registres alimenta a Contabilidad y Presupuesto. El módulo Documental es, a menudo, el punto de partida del ciclo del gasto.

5. Adjuntar ficheros

En el panel de adjuntos del documento puedes subir ficheros de apoyo (PDF, imágenes, ofertas…), describirlos, previsualizarlos, descargarlos o eliminarlos.

6. Tramitar el documento por su flujo

Cada documento avanza por el flujo de trabajo de su procedimiento.

Abre el documento y mira su línea de tiempo: en qué paso está, quién es el responsable y el historial de lo ya hecho.
Cuando te toque, pulsa la acción disponible ("Enviar a revisión", "Aprobar", "Devolver"…).
Añade un comentario si procede y confirma. El documento pasa al siguiente paso y se avisa al nuevo responsable.

Atención a los plazos

Si un paso tiene plazo (SLA) y se supera, el sistema avisa y escala a la jefatura. Vigila tus Tareas pendientes.

7. Reparos (control de Intervención)

Intervención puede poner un reparo: una objeción que frena la tramitación.

Desde el documento, Crear reparo: se describe la objeción (y su prioridad); el expediente queda marcado "Con reparos".
Se puede debatir en los comentarios del reparo.
El reparo se levanta cuando se resuelve (acción reservada a quien tiene potestad para ello).

No se firma con reparos abiertos

Un documento con reparos activos no puede enviarse a firma hasta que se levanten.

8. Firmar el documento

La firma sigue el circuito de firma del procedimiento.

Solicitar firma: cuando el documento está revisado y sin reparos. A partir de ahí, el contenido se bloquea y se genera su código de verificación (CSV).
Firmar: cada firmante encuentra el documento en su bandeja de firma, lo abre y lo firma con su contraseña. Puede firmar en lote varios a la vez.
Cuando han firmado todos, el documento queda firmado, se genera el PDF definitivo y se archiva (y se registra en su libro, si corresponde).

9. Libros de registro y archivo electrónico

Libros: muestran los documentos aprobados que se registran oficialmente (p. ej. Libro de Resoluciones). Permiten consultar el contenido y descargar un ZIP con todos los PDF. El acceso a cada libro está controlado.
Archivo electrónico: repositorio de los documentos ya firmados, para consulta.

10. Mensajería, contactos y enlaces

Mensajería interna: mensajes a un usuario o a un departamento, con bandeja de entrada y enviados.
Contactos: directorio de contactos externos, vinculables a expedientes.
Enlaces externos: accesos rápidos personales a páginas web.

Tablas y configuración del módulo

Para que todo lo anterior funcione, el administrador del módulo mantiene unas tablas maestras (catálogos). No son de uso diario, pero conviene saber qué definen:

Tabla / catálogo	Qué contiene
Procedimientos	Los "moldes" de documento (qué campos y qué flujo). Es la tabla central (ver Procedimientos).
Tipos de expediente	Las categorías de expediente (Contratación, Personal, Urbanismo…).
Estados de documento	Los estados por los que pasa una UD (Borrador, Revisado, Firmado, Archivado…).
Flujos de trabajo	Los recorridos: pasos, responsables, transiciones y plazos (ver Flujos de trabajo).
Circuitos de firma	Quién firma cada procedimiento y en qué orden (ver Circuitos de firma).
Libros de registro	Los libros oficiales (Decretos, Resoluciones…) y quién puede consultarlos.
Plantillas	Los modelos de texto reutilizables para redactar documentos.
Tipos de convocatoria y de acta	Las clases de convocatoria (Pleno, Comisión…) y de acta, con sus reglas.
Base de conocimiento	Las preguntas y respuestas que alimentan al chatbot Clara.
Grupos de usuarios y departamentos	Agrupaciones para asignar acceso y responsabilidades.

¿Quién las gestiona?

Estas tablas las mantiene quien tiene el permiso de administración del módulo (documental:admin:gestionar_parametros). El resto del personal solo las "consume" al crear y tramitar documentos.

¿Quién puede hacer qué?

El acceso se controla por permisos. A grandes rasgos:

Si puedes…	Es porque tienes un permiso de…
Ver expedientes y documentos	ver (limitado a los que te dan acceso).
Crear o editar documentos	crear / editar.
Tramitar el flujo	ejecutar transiciones.
Firmar	firma (y figurar en el circuito por tu cargo).
Poner o levantar reparos	reparos.
Configurar procedimientos, flujos, circuitos y plantillas	administración del módulo.

Acceso a un expediente concreto

Aunque tengas permiso para "ver expedientes", solo verás aquellos a los que se te haya dado acceso, salvo que tu rol pueda ver todos (ver Control de acceso).

¿Buscas el detalle técnico?

Esta página es el manual de uso. Para arquitectura, modelos, endpoints y servicios del módulo, consulta Documental (técnico).