Procedimientos
La pieza central de Gestión Civis
Casi todo lo que se tramita en la plataforma es un documento de un cierto procedimiento. Entender qué es un procedimiento es la clave para entender cómo funciona toda la aplicación.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es el molde (la "receta") de un tipo de documento o trámite. Define tres cosas a la vez:
- Qué datos se piden al crear ese tipo de documento.
- Qué recorrido sigue (su flujo de trabajo).
- Quién lo firma (su circuito de firma) y dónde se registra (en qué libro).
flowchart LR
P["🧩 Procedimiento<br/>(el molde)"]
P --> C["Campos del formulario<br/>(qué datos pide)"]
P --> W["Flujo de trabajo<br/>(por dónde pasa)"]
P --> F["Circuito de firma<br/>(quién firma)"]
P --> L["Libro<br/>(dónde se registra)"]
P --> T["Plantillas<br/>(modelos de texto)"]Un ejemplo cotidiano
El procedimiento "Decreto" dice: "un decreto pide un número de resolución, una fecha y un texto; pasa por Redacción → Revisión → Firma → Archivo; lo firma el Secretario y luego el Alcalde; y se registra en el Libro de Decretos".
Cada vez que alguien crea un decreto, obtiene exactamente ese formulario, ese recorrido y ese circuito de firma. Todo es predecible y homogéneo.
¿Por qué es tan importante?
Porque concentra en un solo sitio cómo se hace cada cosa en el ayuntamiento:
- Da coherencia: todos los documentos del mismo tipo se tramitan igual.
- Da control: el recorrido y las firmas no dependen de la voluntad de cada persona, sino de lo configurado.
- Facilita el cambio: si mañana un decreto necesita además el visto bueno de Intervención, se modifica el procedimiento una vez y todos los decretos futuros lo aplican.
Qué puede activar un procedimiento
Según el tipo de documento, el procedimiento "enciende" unos campos u otros. Esto hace que un mismo formulario base se transforme en documentos muy distintos:
| Si el procedimiento activa… | El documento se convierte en… | Datos que aparecen |
|---|---|---|
| Número de resolución | Decreto / Resolución | Nº de resolución y fecha. |
| Convocatoria | Convocatoria | Fecha, lugar, orden del día, convocados. |
| Acta | Acta | Asistentes y orden del día. |
| Propuesta de gasto | Propuesta de gasto | Importe, IVA, clasificación, proveedores. |
| Contrato | Contrato | Adjudicatario, fechas, importes, periodicidad. |
| Derecho de ingreso | Derecho de cobro | Deudor, importes, periodicidad. |
| (campos mínimos) | Documento genérico | Informe, comunicación, oficio… |
Además puede activar datos comunes como interesado, representante, destinatario, registro de entrada, observaciones internas, etc.
Conexión con otros módulos
Algunos procedimientos enlazan el documento con la gestión económica: una propuesta de gasto se vincula con Contabilidad y Presupuesto; un contrato genera su seguimiento contable. Por eso el módulo Documental es el punto de partida de muchos trámites económicos.
Quién configura y quién usa
Conviene distinguir dos perfiles:
Define los procedimientos una vez: qué campos activan, qué flujo siguen, qué circuito de firma tienen y en qué libro se registran. Es una tarea de puesta a punto, no del día a día.
En el trabajo diario elige un procedimiento al crear un documento y se limita a rellenar lo que el molde le pide. No tiene que preocuparse del recorrido ni de las firmas: vienen dados por el procedimiento.
En la práctica
Cuando creas un documento, lo primero que eliges es el procedimiento. A partir de ahí, el formulario se adapta solo: aparecen los campos y paneles que ese tipo de documento necesita, y el documento entra automáticamente en el primer paso de su flujo.
Si dudas qué procedimiento elegir
Pregúntate qué tipo de documento estás haciendo (¿un decreto?, ¿una propuesta de gasto?, ¿una convocatoria?). El nombre del procedimiento suele coincidir con el tipo de documento. Si no lo tienes claro, consúltalo con tu responsable: elegir bien el procedimiento es importante porque marca todo el recorrido posterior.
Para el equipo técnico
El detalle de los campos configurables (tiene_*), la relación con workflow,
circuito, tipo de convocatoria/acta y libro está en el manual técnico:
Documental → Procedimientos y workflows.