Flujos de trabajo

Un flujo de trabajo (o workflow) es el recorrido que sigue un documento desde que se crea hasta que termina: por qué estados pasa, quién es responsable en cada momento y qué acciones lo hacen avanzar.

Cada procedimiento lleva asociado un flujo. Así, todos los documentos del mismo tipo recorren el mismo camino.

Las piezas de un flujo

flowchart LR
    S1["Paso 1<br/>Redacción"] -->|Enviar a revisión| S2["Paso 2<br/>Revisión"]
    S2 -->|Aprobar| S3["Paso 3<br/>Firma"]
    S2 -->|Devolver| S1
    S3 -->|Firmado| S4["Paso 4<br/>Archivado"]

Pieza	Qué es
Paso	Una etapa del recorrido (p. ej. Redacción, Revisión, Firma). Cada paso tiene un estado y un responsable.
Estado	La situación del documento en ese paso (En redacción, Revisado, Firmado…).
Responsable	Quién debe actuar en ese paso: un usuario, un rol, un departamento, un cargo o un grupo.
Transición	La acción que mueve el documento de un paso al siguiente ("Aprobar", "Devolver", "Enviar a firma").
Plazo (SLA)	El tiempo máximo recomendado para completar el paso.

Cómo se vive en el día a día

1. Te llega el trabajo

Cuando un documento entra en un paso del que eres responsable, recibes una tarea y un aviso (ver Notificaciones y tareas). La verás en tu panel de inicio, en Tareas pendientes.

2. Actúas sobre el documento

Abres el documento y, según el paso, lo revisas, completas o corriges. Cuando está listo, pulsas la acción disponible para que avance.

3. Lo haces avanzar (transición)

En el documento verás uno o varios botones de acción (las transiciones posibles desde el paso actual): por ejemplo "Aprobar" o "Devolver".
Al pulsar, puedes escribir un comentario (opcional pero recomendable).
Confirmas, y el documento pasa al siguiente paso y se avisa al nuevo responsable.

Devolver también es avanzar

Una transición puede ir "hacia atrás" (p. ej. "Devolver a redacción"). Sirve para corregir sin romper el procedimiento: queda registrado quién lo devolvió y por qué.

La línea de tiempo del documento

Cada documento muestra su línea de tiempo: el recorrido ya hecho y el punto actual. Para cada paso verás:

Quién lo ejecutó y cuándo (entrada y salida).
El comentario que dejó, si lo hubo.
Si se cumplió el plazo (SLA) o no.

Es la forma rápida de saber en qué punto está un expediente y quién tiene la pelota.

Plazos (SLA) y avisos

Algunos pasos tienen un plazo máximo. Si se acerca o se supera:

El sistema avisa al responsable.
Si no se actúa, el aviso escala a la jefatura o supervisión del departamento.

Revisa tus tareas pendientes

Los plazos vencidos se marcan de forma visible. Consulta a menudo tu panel de Tareas pendientes para no acumular retrasos que afecten a otros.

¿Quién diseña los flujos?

El administrador define los flujos: crea los pasos, les asigna estados y responsables, dibuja las transiciones entre pasos y fija los plazos. El personal solo los recorre; no necesita configurarlos.

Idea clave

El flujo garantiza que nada se salta pasos: un documento no llega a firma sin haber sido revisado, ni se archiva sin firmar. El procedimiento decide el camino; el flujo lo hace cumplir.

Para el equipo técnico

El modelo de Workflow, PasoWorkflow, TransicionWorkflow, HistorialWorkflow y el control de SLA está en el manual técnico: Documental y MOS.