Contabilidad

¿Qué es el módulo Contabilidad?

Es donde se lleva la contabilidad del ayuntamiento: se registran las facturas que llegan y las que se emiten, se contabilizan las operaciones, se controla el gasto comprometido (contratos y compromisos), se cierra el ejercicio y se obtienen los informes y cuentas anuales. Es el corazón económico de la plataforma.

Antes de empezar

Este módulo usa conceptos que se explican una sola vez en Conceptos comunes: sobre todo roles y permisos, circuitos de firma (para aprobar modificaciones de contrato) e historial y auditoría.

Conceptos básicos

Término	Qué es
Tercero	Cualquier persona o empresa con la que el ayuntamiento tiene relación económica: un proveedor (al que se paga) o un cliente/deudor (que paga al ayuntamiento).
Factura recibida	La factura que envía un proveedor y que hay que registrar, conformar y pagar.
Factura emitida	La factura que emite el ayuntamiento a un tercero (un alquiler, una concesión…).
Asiento	El apunte contable (debe y haber) que refleja una operación en la contabilidad.
Compromiso / Contrato de gasto	El seguimiento del gasto comprometido con un proveedor a lo largo del tiempo (un contrato de suministro, un servicio periódico…).
Periodo contable	El ejercicio (año) contable, que se abre y se cierra.
Regla contable	La "receta" que indica a la aplicación cómo contabilizar automáticamente cada tipo de operación.

La aplicación contabiliza por ti

Una de las claves del módulo es que la mayoría de los asientos se generan solos. Cuando registras una factura, la conformas o se paga, la aplicación aplica la regla contable correspondiente y crea el asiento automáticamente. No tienes que escribir el debe y el haber a mano (salvo en asientos manuales concretos). Las reglas las configura el personal técnico una vez.

El ciclo del gasto (cómo encaja todo)

La mayoría del trabajo gira en torno al ciclo del gasto, que conecta este módulo con Documental, Presupuesto y Tesorería:

flowchart LR
    P["Propuesta de gasto<br/>(Documental)"] --> C["Contrato / Compromiso"]
    C --> F["Factura recibida"]
    F --> O["Conforme y contabilizada"]
    O --> T["Pago (Tesorería)"]

Se autoriza un gasto con una propuesta (en Documental).
Se formaliza en un contrato o compromiso.
Llega la factura, se registra y se conforma.
Se paga desde Tesorería.

Tareas habituales

1. Gestionar terceros (proveedores y clientes)

Los terceros son la agenda económica del ayuntamiento.

Da de alta un tercero con su NIF, nombre, datos de contacto, forma de pago e IBAN (que se guarda de forma cifrada).
Indica su tipo (proveedor, cliente…) y, si procede, su régimen fiscal y retención de IRPF.
Edita o desactiva terceros cuando sea necesario.

Alta rápida

Al registrar una factura o un pago a justificar puedes crear un tercero "al vuelo" con los datos mínimos, sin salir de la pantalla.

2. Registrar facturas recibidas (RCF)

El Registro Contable de Facturas (RCF) es la bandeja donde entran las facturas de proveedores.

Alta de la factura: manualmente, subiendo el PDF/XML, o importándola de FACe (la plataforma estatal de factura electrónica).
La factura recorre una serie de estados (registrada → conforme → contabilizada → pagada), que ves en las bandejas.
Vincúlala a su propuesta de gasto (el documento que autorizó el gasto) para que quede enlazada con el presupuesto y el contrato.
Al conformarla/contabilizarla, la aplicación genera el asiento automático.

FACe

Si el ayuntamiento recibe facturas por FACe, puedes consultarlas y descargarlas desde la bandeja FACe, procesarlas (se rellenan los datos solos) o devolverlas con un motivo.

3. Facturas sin propuesta y cuenta 413

A veces llega una factura sin la propuesta de gasto que debería haberla precedido. Esas facturas quedan en una bandeja específica (relacionada con la cuenta 413, acreedores pendientes de aplicar):

Se asigna un responsable para que tramite la propuesta.
Mientras tanto, la factura puede retenerse o devolverse al proveedor con motivo.
El sistema avisa cuando una factura lleva demasiado tiempo sin propuesta.

4. Compromisos y contratos de gasto

Para los gastos recurrentes o contratados, se usa el seguimiento de compromisos/contratos:

Crea el contrato de gasto (a partir de su propuesta) con el adjudicatario, importes, fechas y periodicidad.
La aplicación genera el calendario de pagos previstos y reserva el crédito.
A medida que llegan facturas, se vinculan al compromiso y se controla la desviación respecto a lo previsto.
Si hay que cambiar el contrato (revisión de precio, ampliación de plazo, prórroga), se tramita una modificación que se aprueba mediante un circuito de firmas.

5. Facturas emitidas

Cuando el ayuntamiento cobra a un tercero (alquileres, concesiones, ventas):

Crea la factura emitida (con su serie y numeración).
Emítela (se contabiliza el derecho de cobro).
Márcala como cobrada cuando se reciba el pago.
Si hay un error, emite una rectificativa.

6. Asientos contables

Aunque la mayoría se generan solos, puedes:

Crear asientos manuales cuando una operación no procede de una factura.
Consultar el Libro Diario (todos los asientos por orden) y el Libro Mayor (movimientos por cuenta).
Cambiar el estado de los asientos (provisional → definitivo) de forma individual o en lote.

7. Periodos contables y cierre del ejercicio

El ejercicio contable se gestiona desde aquí:

Abrir/cerrar periodos del ejercicio.
Cierre de ejercicio: con sus validaciones previas, la regularización, el cierre y la apertura del año siguiente, paso a paso.
Distribución del resultado y dotación de amortizaciones del inmovilizado.

El cierre es una operación delicada

El cierre de ejercicio sigue un asistente con vistas previas y validaciones. Realízalo con los datos revisados; aun así, el sistema permite deshacer pasos si algo no cuadra.

8. Derechos de ingreso

Para los ingresos recurrentes (arrendamientos, concesiones, convenios) se usan los derechos de ingreso: se definen una vez, se generan sus periodos y, a su vencimiento, se facturan (manual o automáticamente) emitiendo la factura correspondiente.

9. Informes y cuentas anuales

El módulo ofrece un catálogo de informes y los estados contables oficiales:

Sumas y saldos, Balance de situación, Cuenta de resultados.
ECPN (cambios en el patrimonio neto) y EFE (flujos de efectivo).
PMP (periodo medio de pago a proveedores), antigüedad de saldos, top de terceros, evolución del resultado.
Memoria de las cuentas anuales (con secciones y datos autocalculados).

Todos se pueden exportar a PDF/CSV/Excel, y algunos incluyen una explicación con IA que interpreta los números en lenguaje claro.

Tablas y configuración del módulo

Buena parte de la "inteligencia" del módulo vive en sus tablas maestras, que mantiene el personal técnico/administrador. Conviene conocerlas:

Tabla / catálogo	Qué contiene
Plan de cuentas	El árbol de cuentas contables (PGCP) sobre el que se hacen los asientos.
Tipos de gasto	Las categorías de gasto que clasifican las propuestas y facturas.
Periodos contables	Los ejercicios y su estado (abierto/cerrado).
Series de facturación	Las series y numeración de las facturas emitidas.
Organismos / configuración	Parámetros del módulo y datos de integración (FACe, etc.).
Reglas contables (motor)	Las "recetas" de contabilización automática. Se apoyan en sub-tablas: tipos de regla, plantillas de asiento, tipos de línea y campos contables.

El motor contable

Las reglas contables y sus plantillas son las que permiten que la aplicación genere los asientos sola. Las configura el personal con permiso de configuración (contabilidad:configuracion:gestionar); el resto del personal no necesita tocarlas.

Panel de inicio

Según tu perfil, el módulo te muestra un dashboard:

Dashboard del interventor: indicadores globales (facturas pendientes, morosidad, estado del cierre…).
Panel de departamento: para jefaturas, con los KPIs de su área por pestañas (registro de facturas RCF, plazos de pago PMP, facturas emitidas, compromisos y cierre).

¿Quién puede hacer qué?

El acceso se controla por permisos. A grandes rasgos:

Si puedes…	Es porque tienes un permiso de…
Ver facturas, asientos e informes	ver (terceros, facturas, asientos, informes).
Registrar y conformar facturas	facturas: crear.
Crear asientos	asientos: crear/editar.
Cerrar periodos y el ejercicio	periodo: cierre.
Aprobar modificaciones de contrato	contratos: aprobar modificaciones (y figurar en el circuito de firma por tu cargo).
Configurar el plan de cuentas y las reglas contables	parámetros / configuración.

Los perfiles típicos son Interventor y Jefe de Contabilidad, que reúnen el grueso de estos permisos.

¿Buscas el detalle técnico?

Esta página es el manual de uso. Para el motor contable, los modelos, los endpoints y el ciclo ADOP en detalle, consulta Contabilidad (técnico).