Cambiar de programa en la asesoría: qué hay que llevarse y qué se puede dejar

Pregunta a un despacho por qué sigue con su programa de siempre y la respuesta rara vez es “porque nos encanta”. Es “porque cambiar es un infierno”. Años de contabilidades, cientos de trabajadores con su historial, miles de documentos. La migración es el muro, y los proveedores de siempre lo saben: es su mejor argumento de retención.

El muro es real, pero es más bajo de lo que parece si se decide con criterio qué hay que llevarse y qué se puede dejar. Esta es la lista que usamos.

Lo que hay que llevarse sí o sí

Clientes y sus datos censales

Razón social, NIF, domicilios, epígrafes, obligaciones fiscales, régimen de IVA, representantes, cuentas bancarias, certificados. Es el dato maestro: todo lo demás cuelga de él. Es también el momento de depurar clientes de baja y duplicados que llevan años.

Contabilidad: saldos y ejercicio en curso

Los saldos de apertura del ejercicio y los asientos del año en curso, para poder cerrar ese ejercicio en el programa nuevo. Con eso, el próximo cierre y las cuentas anuales salen del sistema nuevo sin depender del antiguo.

Trabajadores: la ficha y los acumulados

Aquí está la parte delicada del laboral. Cada trabajador con su contrato, jornada, categoría, antigüedad, bases y situación. Y, si el cambio se hace a mitad de año, los acumulados del ejercicio: retribuciones, retenciones de IRPF, bases de cotización, días. Sin ellos, el modelo 190 y los certificados de retenciones de fin de año no cuadran.

Modelos presentados del ejercicio

Qué se ha presentado, cuándo y con qué importes, para que el programa nuevo sepa qué toca y qué no, y para que los acumulados anuales (IVA, retenciones) sean correctos.

Documentos vigentes

Contratos de trabajo en vigor, escrituras, poderes, modelos 036/037, certificados digitales y sus fechas de caducidad. Lo que hace falta para trabajar mañana.

Lo que se puede dejar (en consulta)

El histórico de asientos

La contabilidad de hace cinco años se consulta, no se trabaja. Conservar el programa antiguo en modo consulta durante un tiempo (o exportar los libros a un formato legible) es más sensato que migrar millones de apuntes que nadie va a tocar.

Las nóminas históricas

Se necesitan los acumulados del ejercicio (arriba), no cada nómina de cada mes de la última década. Las nóminas antiguas se conservan como documentos, que es lo que la normativa exige.

Documentos de expedientes cerrados

Se archivan. Un buen sistema los admite como documentos adjuntos al cliente, sin necesidad de reconstruir el expediente.

Cuándo hacerlo

Hay dos fechas buenas y una regla:

• 1 de enero es la ideal para contabilidad y laboral: saldos de apertura limpios, acumulados a cero, sin arrastrar nada.
• El día después de un cierre trimestral es la segunda mejor: el trimestre presentado se queda en el sistema antiguo y el nuevo empieza limpio.
• La regla: nunca a mitad de un periodo de presentación. Cambiar en abril con el primer trimestre a medias es la forma de presentar dos veces o ninguna.

Qué exigir al proveedor nuevo

1. Una herramienta de importación demostrada desde tu programa actual, no una promesa. Pide ver una migración real con datos de prueba antes de firmar.
2. Un informe de lo que no ha entrado: qué clientes, trabajadores o asientos no se han podido importar y por qué. Lo que falta tiene que estar escrito, no descubrirse en el cierre.
3. Un periodo de convivencia con acceso a los dos sistemas.
4. Y la simétrica: cómo se sale, con todos los datos en formato reutilizable. Quien te lo pone fácil para entrar tiene que ponértelo igual para salir.

Cómo lo planteamos nosotros

En BuroGest la entrada de despachos nuevos es una parte del producto, no un servicio aparte: importación desde los programas habituales con el informe de lo que no ha entrado, acumulados del ejercicio para poder cambiar a mitad de año, y exportación completa en cualquier momento. Sin eso, ningún despacho cambiaría, por bueno que fuera lo demás.

Si estás pensando en cambiar y quieres saber qué se puede traer de tu programa actual, apúntate a la lista de espera e indícanos qué usas hoy.