IA en el ayuntamiento: qué puede hacer hoy y qué no debe hacer nunca

En los últimos dos años la inteligencia artificial ha pasado de ser un titular a estar en el navegador de cualquier empleado público. Y eso plantea una pregunta práctica a los ayuntamientos: ¿la usamos, y cómo? Porque hay dos formas de que la IA entre en un ayuntamiento: por la puerta de atrás, con cada empleado pegando textos en una herramienta gratuita, o por la puerta principal, integrada en la plataforma de gestión con reglas claras.

Te contamos qué puede hacer hoy un asistente de IA dentro de la gestión municipal, qué no debe hacer nunca, y cómo se garantiza la diferencia.

Lo que sí hace bien

Responder sobre normativa y procedimiento

“¿Qué plazo tiene el interesado para subsanar?”, “¿qué documentos exige la convocatoria?”, “¿cuál es el procedimiento para una modificación de crédito por transferencia?”. Un asistente entrenado con la normativa y con los procedimientos del propio ayuntamiento contesta en segundos con la referencia, y le ahorra al secretario la décima consulta del día sobre lo mismo.

Redactar borradores

Pliegos, informes, resoluciones, convocatorias, respuestas a alegaciones. El asistente prepara un borrador a partir de los datos del expediente y de plantillas anteriores; la persona lo revisa, lo corrige y lo firma. El tiempo se va en la revisión, no en la hoja en blanco.

Buscar por significado

“Expedientes de licencias de obra en la calle Mayor de los últimos tres años” o “subvenciones justificadas fuera de plazo” son búsquedas que un buscador por palabras no resuelve y una búsqueda semántica sí.

Revisar antes de firmar

Comprobar que en un expediente están todos los informes preceptivos, que las fechas son coherentes, que el importe de la propuesta coincide con la retención de crédito. No decide nada: avisa de lo que falta antes de que lo firme quien tiene que firmarlo.

Lo que no debe hacer

Decidir. Una resolución administrativa la dicta un órgano competente y la firma una persona. El asistente puede preparar el borrador y señalar lo que falta; no puede resolver, ni conceder, ni denegar, ni notificar por su cuenta. Esta no es una limitación técnica: es una garantía jurídica, y la plataforma tiene que hacerla imposible de saltar, no solo desaconsejarla.

Ver lo que el usuario no puede ver. Si un empleado del registro no tiene acceso a la nómina, el asistente que usa ese empleado tampoco. Cada respuesta se calcula dentro de los permisos de quien pregunta. Un asistente con acceso global “para que sea más útil” es una brecha de datos esperando a ocurrir.

Sacar datos del ayuntamiento. Pegar un expediente en una herramienta gratuita en la nube es enviar datos personales a un tercero sin base jurídica. Un asistente integrado trabaja con los datos donde están, con el encargo de tratamiento firmado y con el mismo registro de auditoría que el resto de la plataforma.

Inventar. Cuando no sabe, tiene que decir que no sabe y remitir a la fuente. Un asistente que rellena huecos con verosimilitud es peor que ninguno.

Cómo se garantiza en la práctica

Cuatro reglas de diseño que puedes pedir a cualquier proveedor:

1. Permisos heredados. El asistente responde con los permisos del usuario, ni uno más. Se comprueba con dos usuarios de perfiles distintos haciendo la misma pregunta.
2. Trazabilidad. Cada consulta y cada borrador quedan registrados: quién, cuándo, sobre qué expediente. Lo mismo que se exige a cualquier otra acción en la plataforma.
3. Borrador, nunca acto. Lo que produce el asistente es un documento en estado borrador, sin firma, sin efectos, hasta que una persona lo revisa y lo firma con su certificado.
4. Datos dentro. El tratamiento de datos personales se hace bajo el contrato de encargado del tratamiento del proveedor de la plataforma, no bajo las condiciones de un servicio de consumo.

Dónde estamos nosotros

En Gestión Civis el asistente se llama Clara y trabaja con esas cuatro reglas: responde sobre normativa y sobre los datos del propio ayuntamiento dentro de los permisos de cada usuario, prepara borradores de pliegos, informes y resoluciones, busca por significado y revisa lo que falta en un expediente antes de la firma. No firma, no resuelve, no notifica. Cada acción queda en la auditoría como cualquier otra.

La IA en el ayuntamiento no va de sustituir al secretario. Va de que el secretario dedique su tiempo a lo que solo él puede hacer. Si quieres verlo con un expediente real, escríbenos.