Cuánto paga tu ayuntamiento por su software (y por qué casi nadie lo sabe)

Pregunta a un secretario o a un interventor cuánto paga su ayuntamiento al año por software de gestión y lo normal es que dude. No es dejadez: es que la cifra no existe en ningún sitio. Está repartida entre tres o cuatro contratos, firmados en años distintos, con proveedores distintos y con conceptos que no se parecen entre sí.

En este artículo te contamos cómo se compone esa cifra, cómo calcularla en una tarde y qué se puede hacer con ella.

De qué se compone el gasto

En un ayuntamiento mediano el software de gestión suele venir de varios proveedores que no se hablan:

• Administración electrónica: registro, sede, expedientes, firma y notificaciones. Muchas veces la da la Diputación; otras se paga a un proveedor.
• Contabilidad y presupuesto: casi siempre un contrato aparte, con su mantenimiento anual.
• Padrón de habitantes: a veces incluido con la contabilidad, a veces con un tercero.
• Nómina y personal: con frecuencia externalizado o con un programa propio.
• Recaudación: si no está delegada en el organismo provincial, otro programa más.

A cada uno de esos contratos hay que sumarle lo que no aparece como “cuota”: las horas de soporte fuera de contrato, las actualizaciones que se cobran aparte, las integraciones que se pagaron una vez y hay que volver a pagar cuando cambia una de las partes, y el tiempo del personal que teclea el mismo dato en dos o tres sitios.

Cómo sumarlo en una tarde

No hace falta un consultor. Hace falta el libro de facturas del último ejercicio y un criterio:

1. Filtra las facturas de los proveedores de software. Suelen ser pocos y repetidos: una factura anual o cuatro trimestrales por cada uno.
2. Anota por separado la cuota y el resto. Cuota es lo que se paga por usar el programa; el resto son horas, ampliaciones, formación y “trabajos varios”.
3. Suma las cuotas. Esa es la cifra recurrente: lo que el ayuntamiento paga por el simple hecho de seguir usando lo que usa.
4. Suma el resto. Es el coste de que los programas no se entiendan entre sí. En muchos ayuntamientos supera a la cuota.
5. Mira los contratos. Fecha de firma, duración, prórrogas y fecha de vencimiento de cada uno. Esto es lo que te dice cuándo puedes cambiar algo.

Con esas dos cifras (recurrente y “resto”) y las fechas de vencimiento, ya tienes lo que ningún proveedor te va a dar: una visión completa de lo que cuesta el software del ayuntamiento y de cuándo se puede tocar.

Qué hacer con la cifra

Lo primero, no asustarse. La cifra suele ser más alta de lo que se pensaba, pero eso no significa que se esté pagando de más por cada programa: significa que se está pagando varias veces por lo mismo. El mismo tercero está en la contabilidad, en el padrón y en la nómina. La misma factura entra por FACe y se vuelve a grabar. El mismo decreto se firma en un sitio y se contabiliza en otro.

Lo segundo, comparar con una alternativa real. Si un solo proveedor puede dar todo eso integrado, con una única cuota, la comparación es sencilla: su cuota frente a la suma de las tuyas, más el “resto” que desaparece cuando el dato viaja solo de un módulo a otro.

Lo tercero, usar las fechas. Los contratos de software municipal suelen tener prórrogas tácitas o expresas que se renuevan por inercia. Saber cuándo vence cada uno permite planificar un cambio por fases: primero lo que vence antes, después lo demás. Sin parar el ayuntamiento y sin pagar dos veces.

Una nota sobre la Diputación

Muchas Diputaciones dan gratis la administración electrónica a los municipios pequeños. Es una gran ayuda, pero conviene entender su alcance: casi nunca incluye la contabilidad, el padrón o la nómina, que el ayuntamiento sigue pagando aparte. Cuando se hace la suma del punto anterior, la administración electrónica de la Diputación suma cero, y todo lo demás suma lo que suma.

Una plataforma integral, con la administración electrónica dentro, sustituye lo que se sigue pagando y deja el registro y la contabilidad en el mismo sitio. Es lo que hacemos con Gestión Civis: todo el ayuntamiento en una sola plataforma, con una única cuota anual y un solo expediente de contratación.

Para terminar

Si haces la suma y quieres compararla con una propuesta para tu municipio, pídenosla: te la enviamos por escrito, con la cuota anual para tu número de habitantes, el calendario de fases y la memoria justificativa para el expediente. La comparación la haces tú, con tus propias facturas.