Contratar software municipal: menor, sumario, simplificado o abierto

Cambiar el software de gestión de un ayuntamiento tiene dos partes: elegir el programa y contratarlo bien. La segunda se lleva menos atención que la primera y, sin embargo, es la que decide si el cambio se hace en un mes o se queda un año en un cajón.

Esta es una guía práctica, sin ánimo de sustituir el criterio del secretario, sobre qué procedimiento de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público (LCSP) corresponde a cada situación y qué conviene tener preparado.

Primero: el valor estimado, no la cuota

El procedimiento no lo fija la cuota anual sino el valor estimado del contrato: el importe total, sin IVA, de toda la duración prevista incluidas las prórrogas y las posibles modificaciones. Una cuota de 12.000 € al año con un contrato de dos años más dos de prórroga tiene un valor estimado de 48.000 €, no de 12.000 €.

Este cálculo es el que más veces vemos hacer mal, en las dos direcciones: contratos menores encadenados que en realidad superan el umbral, y ayuntamientos que van a un abierto cuando podían ir a un simplificado.

Contrato menor: menos de 15.000 €

Para servicios y suministros, el contrato menor cubre hasta 15.000 € de valor estimado (sin IVA). Dura como máximo un año y no admite prórroga. Se resuelve con un informe de necesidad, la aprobación del gasto y la factura.

Sirve para un ayuntamiento pequeño con una cuota anual por debajo de ese importe, o para una primera anualidad mientras se tramita un contrato mayor. Lo que no sirve es para encadenar contratos menores año tras año con el mismo objeto y el mismo proveedor: la ley lo prohíbe expresamente y las fiscalizaciones lo miran.

Abierto simplificado sumario: menos de 60.000 €

Es el procedimiento que menos se usa y el que más ayuda a un ayuntamiento mediano. Para servicios de valor estimado inferior a 60.000 €, el “supersimplificado” del artículo 159.6 permite:

• Plazo de presentación de ofertas de diez días hábiles.
• Sin exigencia de garantía definitiva.
• Sin acreditación de solvencia económica ni técnica.
• Criterios de adjudicación evaluables mediante fórmulas (o, si hay juicio de valor, con un peso limitado).
• Tramitación en un único acto de apertura.

Con un contrato de dos años más dos de prórroga, entran en este procedimiento cuotas anuales de hasta unos 15.000 €, y con contratos más cortos, cuotas mayores. Para el ayuntamiento es un expediente ligero: pliego breve, publicación en el perfil del contratante y adjudicación en semanas.

Abierto simplificado: hasta 140.000 €

Para servicios de valor estimado hasta 140.000 € (umbral que la ley revisa periódicamente), el simplificado del artículo 159 general: quince días naturales de plazo, solvencia exigible pero acreditable de forma sencilla, sin garantía provisional. Es el cauce habitual para un ayuntamiento de tamaño medio que contrata la plataforma completa por cuatro años.

Abierto: a partir de ahí

Por encima del simplificado, el procedimiento abierto ordinario: plazos más largos, solvencia y clasificación exigibles, mesa de contratación completa y, en la práctica, pliegos que piden certificaciones (ENS, ISO) y referencias en otros ayuntamientos. Es el terreno de los grandes municipios y de los proveedores grandes.

Lo que conviene tener preparado en cualquier caso

Sea cual sea el procedimiento, el expediente necesita lo mismo, en más o menos extensión:

1. Memoria justificativa de la necesidad: qué se contrata, por qué, qué se sustituye y qué se ahorra.
2. Pliego de prescripciones técnicas: qué tiene que hacer el programa, con qué se integra (FACe, SIR, DEHú, INE, Catastro…) y qué obligaciones tiene el proveedor: migración, formación, soporte, reversibilidad de los datos al terminar.
3. Criterios de adjudicación medibles: precio, plazos de implantación, tiempos de respuesta del soporte, funcionalidades acreditadas.
4. Duración: dos años más dos de prórroga es la fórmula más habitual y la que mejor equilibra estabilidad y libertad para cambiar.
5. Protección de datos: el proveedor es encargado del tratamiento; el contrato lo tiene que recoger.

Un proveedor serio te entrega el borrador de los puntos 1 y 2 adaptado a tu municipio, porque los ha hecho antes y porque le interesa que el expediente salga bien. Con Gestión Civis lo hacemos así: con la propuesta va la memoria justificativa y el pliego tipo, para que el secretario los adapte en lugar de empezar de cero.

Un consejo final

Antes de decidir el procedimiento, mira las fechas de vencimiento de los contratos que tienes en vigor. Un cambio bien planificado empieza por el contrato que vence antes, usa el procedimiento que corresponde a ese importe, y deja los demás para su vencimiento. No hace falta cambiar todo el mismo día; hace falta que todo acabe en el mismo sitio.

Si quieres la memoria y el pliego tipo para tu ayuntamiento, pídelos aquí.