Cambiar de software municipal sin parar el ayuntamiento

Cuando un ayuntamiento se plantea cambiar de software, la conversación acaba siempre en la misma frase: “es que la migración…”. Y es verdad: una migración mal hecha para el registro, deja la contabilidad sin cuadrar y pone al padrón a discutir con el INE. Pero el miedo suele venir de haber vivido una migración mal planificada, no de que la migración sea difícil en sí.

Te contamos cómo se hace un cambio de plataforma sin parar el ayuntamiento, con las mismas fases que aplicamos nosotros.

La regla: por fases, y cada fase en su momento

Un ayuntamiento tiene áreas con calendarios distintos. La contabilidad tiene un ejercicio anual; el padrón, un intercambio mensual con el INE; el registro y la sede, ninguno. Cambiarlo todo el mismo día es innecesario y arriesgado. Lo sensato es un calendario de tres fases, cada una en la fecha que le conviene:

Fase 1: administración electrónica

Registro de entrada y salida, sede, expedientes, firma, notificaciones, decretos y actas. Se puede arrancar cualquier mes. Los expedientes abiertos se terminan en el sistema antiguo o se traen como están, según su número; los nuevos se abren ya en la nueva plataforma. Lo primero que nota el personal es que la factura que entra por FACe ya no hay que volver a grabarla.

Fase 2: contabilidad, presupuesto y tesorería

Lo ideal es el 1 de enero, con el presupuesto nuevo: se cargan terceros, el presupuesto aprobado y los saldos iniciales, y el ejercicio anterior se cierra donde estaba. Si no se puede esperar, se hace a mitad de ejercicio con carga de saldos y de la ejecución acumulada; es más trabajo, pero es habitual y funciona.

Fase 3: padrón, recaudación y nómina

El padrón se migra con su histórico y se sincroniza con el INE en el siguiente intercambio mensual. La recaudación arranca con el siguiente padrón fiscal que toque (basuras, vehículos, tasas). La nómina, con el primer mes completo. Ninguna de las tres tiene por qué coincidir con las otras.

Qué datos se migran y qué no

Conviene decidirlo por escrito antes de empezar, porque es donde se pierde más tiempo:

• Terceros: siempre, y depurados. Es el momento de quitar duplicados que llevan años.
• Contabilidad: saldos iniciales y presupuesto siempre; el histórico de asientos, solo si se necesita consultarlo desde la nueva plataforma (lo normal es conservar el sistema antiguo en consulta durante un tiempo).
• Padrón: completo, con histórico de variaciones, porque el INE lo exige.
• Expedientes: los abiertos, y los cerrados de los últimos años si se quiere buscar en ellos. Lo demás, al archivo.
• Documentos: con sus firmas y metadatos ENI. Si el sistema antiguo no los exporta así, es un dato importante sobre el sistema antiguo.

Qué pedir al proveedor nuevo

1. Un calendario de fases por escrito, adaptado a los contratos que tienes en vigor y a tus fechas: cierre contable, intercambio con el INE, padrones fiscales.
2. Un responsable de implantación con nombre, no un teléfono de soporte.
3. Formación por perfiles: no es lo mismo lo que necesita el registro que lo que necesita la intervención.
4. Interfaces de transición: mientras conviven el sistema antiguo y el nuevo, el dato tiene que pasar de uno a otro sin teclearlo dos veces.
5. Reversibilidad: al terminar el contrato, todos los datos en formatos abiertos, en un plazo corto y sin coste. Es lo que evita quedar atrapado, y es lo primero que hay que exigir por escrito.

Qué pedir al proveedor antiguo

Que exporte los datos en un formato reutilizable. La mayoría de contratos lo recogen y la normativa de interoperabilidad lo respalda; si el proveedor pone dificultades, la fecha de vencimiento del contrato es el mejor argumento. Conviene pedirlo con tiempo y conservar el acceso en consulta durante el primer ejercicio.

Cuánto dura

Depende del tamaño y de cuántas fases se hagan a la vez, pero como orientación: la fase 1 se pone en marcha en semanas; la fase 2 se prepara en el último trimestre del año y arranca el 1 de enero; la fase 3 se encadena en los meses siguientes. Un ayuntamiento mediano puede tener toda la plataforma en producción en un ejercicio, sin haber parado ni un día.

Con Gestión Civis el calendario se pacta en la propuesta y la cuota incluye la plataforma completa desde el primer día; la implantación es un proyecto aparte con su responsable. Si quieres ver cómo quedaría el calendario para tu ayuntamiento, escríbenos.