Ley 39/2015: las 5 obligaciones más olvidadas por los ayuntamientos

Llevamos casi 10 años con la Ley 39/2015 y todavía nos llaman ayuntamientos preocupados porque “creemos que estamos incumpliendo, pero no sabemos exactamente en qué”. La respuesta es casi siempre la misma: están incumpliendo en lo mismo que el resto.

Después de años trabajando con ayuntamientos, hemos identificado las cinco obligaciones legales que el 80% de los municipios pequeños y medianos están aplicando mal — o directamente no están aplicando. Te las contamos para que puedas comprobar la situación de tu ayuntamiento.

1. Notificaciones electrónicas a obligados (art. 14)

Lo que dice la ley: las personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales colegiados en ejercicio, empleados públicos y representantes están obligados a recibir notificaciones por canal electrónico. Sin excepciones.

Lo que vemos en la realidad:

• Ayuntamientos enviando notificaciones a empresas por correo postal porque “siempre se ha hecho así”.
• Ayuntamientos con DEHú dado de alta pero sin usarlo, mandando todo por papel.
• Ayuntamientos que mandan doble (papel y electrónico) “por si acaso”, con el sobrecoste que implica.

Riesgo: la notificación postal a un obligado no surte efecto legal si el destinatario decide alegarlo. Imagina una empresa que recurre una multa diciendo “no se me notificó por el canal obligatorio”. Pierdes el caso por defecto de forma.

Cómo arreglarlo:

1. Dar de alta el ayuntamiento como organismo emisor en DEHú (15-30 días hábiles).
2. Conseguir el certificado FNMT de sello de órgano (1-2 semanas).
3. Marcar en el padrón / terceros los obligados por canal electrónico.
4. Configurar el sistema para que use DEHú automáticamente con los obligados.

Si tu plataforma de gestión no soporta DEHú nativamente, vas a tener que hacerlo a mano caso por caso. Es agotador. Gestión Civis lo lleva integrado.

2. Registro electrónico único (art. 16)

Lo que dice la ley: todo ayuntamiento debe disponer de un registro electrónico que reciba escritos las 24 horas del día, todos los días del año, interoperable con SIR (Sistema de Interconexión de Registros).

Lo que vemos en la realidad:

• Sedes electrónicas que aceptan presentaciones pero no las firman con CSV verificable.
• Ayuntamientos que tienen registro electrónico pero no lo conectan a SIR, así que cuando reciben una solicitud dirigida a otro organismo, la reenvían a mano por correo postal (incumpliendo el art. 16.4).
• Justificantes de presentación sin numeración secuencial, sin hash-chain de integridad y sin Código Seguro de Verificación.

Riesgo: cualquier reclamación basada en “no me devolvieron justificante en condiciones” prospera. Y la interoperabilidad con otras AAPP es directamente obligatoria.

Cómo arreglarlo:

• Si la plataforma de registro no genera CSV verificable, hay que reemplazarla o ampliarla.
• Conectar a SIR requiere certificado FNMT y alta MINHAP. No es opcional desde 2018.

3. Identificación y firma del ciudadano (art. 9 y 10)

Lo que dice la ley: el ayuntamiento debe permitir al ciudadano identificarse en la sede electrónica con DNIe, certificado electrónico reconocido, o sistemas de Cl@ve. La firma de documentos también con esos sistemas.

Lo que vemos en la realidad:

• Sedes electrónicas que solo aceptan certificado pero no Cl@ve PIN o Cl@ve permanente. El ciudadano sin certificado no puede usarlas.
• Sedes que requieren la instalación de AutoFirma sin alternativa, dejando fuera a usuarios de Mac o Linux con problemas de instalación.
• Sedes que aceptan “DNI + dato confidencial” como identificación, lo cual no cumple la ley desde 2018.

Riesgo: el ciudadano puede impugnar cualquier trámite alegando que no tuvo medios suficientes para identificarse o firmar electrónicamente, especialmente si demuestra que probó varias alternativas que no funcionaron.

Cómo arreglarlo:

• Conectar la sede con Cl@ve (proceso administrativo con SGAD).
• Ofrecer firma por AutoFirma Y por canal alternativo (firma en servidor, miniaplet, etc.).
• Soporte multiplataforma (no obligar a Windows).

4. Archivo electrónico único (art. 17)

Lo que dice la ley: cada AAPP debe mantener un archivo electrónico único de documentos correspondientes a procedimientos finalizados. Y los documentos archivados deben permitir su consulta cumpliendo el ENI (Esquema Nacional de Interoperabilidad).

Lo que vemos en la realidad:

• Ayuntamientos con expedientes en carpetas de servidor compartido, sin metadatos ENI, sin firma de cierre.
• Documentos archivados sin posibilidad de verificar firma años después.
• Expedientes parciales: parte está en papel en archivo físico, parte en el gestor documental, parte en discos duros sin estructura.

Riesgo: la transparencia y el derecho de acceso (Ley 19/2013) exigen poder entregar el expediente completo cuando alguien lo pide. Si está repartido sin estructura ENI, vas a tardar semanas en montarlo cada vez. Y si las firmas no se pueden validar, el documento pierde valor probatorio.

Cómo arreglarlo:

• Implantar un archivo electrónico que genere ÍNDICE ENI por expediente.
• Migrar el archivo histórico aplicando esos índices retroactivamente.
• Política de archivado al cierre del expediente, no años después.

5. Tablón edictal único (TEU) – art. 45

Lo que dice la ley: las notificaciones a destinatarios desconocidos o de imposible localización se deben publicar en el Tablón Edictal Único del BOE, no en el tablón del ayuntamiento ni en el tablón de la sede municipal.

Lo que vemos en la realidad:

• Ayuntamientos publicando notificaciones edictales solo en su tablón físico o solo en su sede electrónica.
• Notificaciones que no llegan a TEU porque el ayuntamiento no tiene el procedimiento automatizado.

Riesgo: notificación que se considera no realizada legalmente, con todos los plazos paralizados. En procedimientos sancionadores, esto puede llegar a prescribir el expediente.

Cómo arreglarlo:

• Procedimiento documentado: si el destinatario es desconocido o ilocalizable tras 2 intentos, automáticamente publicar en TEU.
• Integración del sistema de notificaciones con el portal BOE para publicación masiva.

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El punto que nadie te dice

Las cinco obligaciones anteriores son legales. Pero hay una sexta que es práctica: tener un único sistema integrado que las gestione.

La mayoría de problemas que vemos vienen de tener:

• Un sistema para el registro,
• otro distinto para el padrón,
• otro para contabilidad,
• otro para notificaciones,
• otro para archivado.

Y que no se hablen entre sí.

El ayuntamiento que tiene una plataforma integral cumple sin esfuerzo extra. El que tiene cinco sistemas distintos vive en cumplimiento parcial permanente, gastando horas conectando los puntos a mano.

Si quieres ver cómo lo resolvemos nosotros, mira Gestión Civis — es nuestra plataforma municipal integral, diseñada desde el primer día para cumplir Ley 39/2015 sin tener que pensar en ello.

Y si tienes dudas concretas sobre alguna de las cinco obligaciones de este artículo, pídenos una llamada. En 30 minutos diagnosticamos cuáles están en riesgo en tu ayuntamiento.