Cómo redactar un pliego técnico que no atraiga a la empresa equivocada

Hemos participado en cientos de licitaciones públicas, tanto como adjudicatarios como en el papel inverso de asesorar a ayuntamientos en la redacción del pliego. Y la conclusión, después de tantos años, es clara: el pliego es la herramienta más infravalorada de todo el ciclo de contratación pública.

La mayoría de pliegos los redacta el departamento técnico copiando uno anterior. Cambian el objeto, ajustan el importe y a publicar. Es comprensible — está prohibido contratar consultoras externas para la mera redacción — pero el resultado es que el pliego no protege al ayuntamiento de las cosas que realmente lo perjudican.

Si trabajas en un departamento que redacta pliegos técnicos o si los supervisas, estas son las 8 cláusulas que más vemos faltar y que te ahorran problemas reales después.

1. Solvencia técnica con experiencia verificable

Casi todos los pliegos piden “experiencia previa en proyectos similares”. Casi ningún pliego define qué significa eso.

Resultado: cualquier empresa con un proyecto remotamente parecido en su CV (a menudo inflado) cumple. Ya en fase de ejecución te das cuenta de que no han hecho esto nunca de verdad.

Cláusula que recomendamos añadir:

“El licitador deberá acreditar, mediante certificación expedida por el órgano contratante anterior, la ejecución completa y satisfactoria de al menos 3 proyectos del mismo tipo en los últimos 5 años, cada uno con un importe igual o superior al 50% del valor estimado del presente contrato.”

Esto descarta la mayoría de empresas que han hecho “algo parecido” pero no lo principal.

2. Equipo nominal con CVs anonimizables

Mucho pliego pide “equipo profesional con experiencia”. Muchas empresas ganan el concurso con el CV de un sénior y luego ejecutan el proyecto con un junior recién contratado.

Cláusula recomendada:

“El licitador deberá comprometerse a la adscripción nominal del equipo presentado en la oferta. La sustitución de cualquier miembro del equipo durante la ejecución requerirá aprobación expresa del responsable del contrato, debiendo el sustituto acreditar perfil técnico equivalente o superior. La sustitución no autorizada será causa de penalización.”

Pon una penalización dineraria real (1-5% del importe) si lo incumplen. Sin penalización, la cláusula no sirve.

3. Plan de transición desde el sistema actual

Si el contrato implica reemplazar un sistema existente, la transición es el punto donde más fallan los proyectos. Sin embargo, casi ningún pliego la regula.

Cláusula recomendada:

“El licitador adjudicatario deberá presentar, en el plazo de 30 días desde la formalización del contrato, un plan de transición detallado que incluya: (a) inventario completo de datos a migrar, (b) procedimiento de migración con validación, (c) plan de formación al personal, (d) periodo de funcionamiento en paralelo del sistema anterior y el nuevo, (e) hitos de aceptación y criterios de paso al sistema definitivo.”

Esto te garantiza un plan revisable antes de que empiece la migración real, no descubrirlo cuando el sistema viejo ya está apagado.

4. Garantías de servicio (SLA) con penalización automática

Casi todos los pliegos hablan de “disponibilidad 99,5%” pero no de qué pasa si no se cumple. La penalización suele ser declarativa y el adjudicatario sabe que nadie va a tramitar una penalización formal por unas horas de caída al año.

Cláusula recomendada:

“El servicio garantizará una disponibilidad mínima del 99,5% mensual medida como tiempo total operativo / tiempo total del mes. El incumplimiento del SLA implicará descuento automático en la siguiente facturación según escala: 95-99,5%: descuento del 10% de la cuota mensual. 90-95%: descuento del 25%. <90%: descuento del 100% y revisión del contrato.”

La clave es “descuento automático”. Sin trámite. Sin negociación. Lo aplicáis al validar la factura mensual.

5. Propiedad intelectual del código y de los datos

Si el pliego no lo dice, el código es del adjudicatario y los datos son utilizables por el adjudicatario para otros fines (formación, big data interna, etc.).

Cláusulas recomendadas:

“Todos los desarrollos a medida realizados en ejecución del presente contrato serán propiedad del órgano contratante, debiendo el adjudicatario hacer entrega del código fuente completo, documentación técnica y derechos de explotación, sin limitación territorial ni temporal.”

“Los datos tratados durante la ejecución del contrato son propiedad exclusiva del órgano contratante y no podrán ser utilizados, agregados ni cedidos por el adjudicatario para fines distintos de la ejecución del contrato, incluso de forma anonimizada o agregada.”

6. Plan de salida (reversibilidad)

¿Qué pasa cuando termine este contrato y queréis cambiar de proveedor? Si el pliego no lo dice, lo que pasa es que estás cautivo.

Cláusula recomendada:

“En el plazo de 30 días desde la finalización del contrato, sea cual sea la causa, el adjudicatario deberá: (a) entregar copia íntegra de los datos en formatos abiertos y documentados (CSV, JSON, XML según corresponda), (b) entregar manual de migración que permita la importación a otro sistema, (c) prestar soporte gratuito al nuevo adjudicatario durante 30 días para resolución de dudas, (d) conservar copia de los datos durante 90 días tras la entrega para posibles necesidades de verificación.”

Sin esto, cambiar de proveedor cuesta 3 a 6 meses de reingeniería y a veces directamente la pérdida de información histórica.

7. Cumplimiento normativo verificable

“El sistema cumplirá la Ley 39/2015, ENS, ENI y RGPD” es la cláusula más copiada y la más vacía. Todos los licitadores la firman, nadie la verifica antes de adjudicar.

Cláusula recomendada:

“El licitador acreditará el cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad mediante certificado vigente de conformidad emitido por entidad acreditada (no autodeclaración). En cuanto a la Ley 39/2015, el licitador deberá presentar, junto a la oferta, matriz de cumplimiento por artículo indicando qué funcionalidad cubre cada artículo aplicable, con referencias a manuales o capturas de pantalla del sistema.”

Esto descarta a quien declara cumplir sin tener cómo demostrarlo, que es la mayoría.

8. Confidencialidad y seguridad de los datos

Mucho pliego habla de “cumplir RGPD” pero no dice nada sobre el dónde y cómo se almacenan los datos.

Cláusula recomendada:

“Los datos personales tratados con motivo de este contrato deberán almacenarse exclusivamente en datacenters ubicados en el territorio del Espacio Económico Europeo. No se permitirá el alojamiento en regiones cloud sometidas a normativas extracomunitarias (CLOUD Act estadounidense, etc.). El licitador deberá acreditar la ubicación geográfica del almacenamiento, los subprocesadores utilizados y las medidas técnicas de cifrado en reposo y en tránsito aplicadas.”

Para datos especialmente sensibles (sanitarios, padronales) es conveniente incluso restringir a datacenters en territorio español.

El resultado de aplicar estas 8 cláusulas

Pueden parecer cláusulas duras. Lo son. Y lo son a propósito.

Cuando un pliego incluye estas 8 cláusulas:

• Las empresas serias miran el pliego y deciden si quieren ir o no, con información clara.
• Las empresas oportunistas se autoexcluyen porque saben que no las cumplirán.
• El número de licitadores baja un 30-50%, pero la calidad media sube muchísimo.
• El precio adjudicado sube ligeramente (5-10%), pero los costes ocultos y problemas post-adjudicación bajan en un orden de magnitud.

Es una herramienta que tienes a tu alcance sin pedir presupuesto a nadie. La redacción de un pliego es gratuita: el coste de no hacerla bien lo pagas durante los 4-8 años siguientes que dure el contrato.

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Si tienes una licitación próxima y quieres una segunda opinión sobre el pliego antes de publicarlo, llámanos. Nuestra opinión es gratuita, sin que tengas que comprometerte a presentarnos después como licitador.